Скорость и качество приемки товаров на склад влияет на бизнес-показатели продавца. Если в зоне хранения недостаточно остатков для покрытия покупательского спроса, а новая поставка долго принимается, операционные затраты и упущенная выручка от невыполненных заказов будут расти.
По итогам 2024 года в результате инвентаризации клиентских проектов на складах МОЛКОМ найдено менее 1% расхождений, что характеризует не только уровень сохранности стока, но и качество приемки. В новой статье делимся опытом и разбираем, как логоператору и клиенту совместно ускорить и оптимизировать данную операцию.
По итогам 2024 года в результате инвентаризации клиентских проектов на складах МОЛКОМ найдено менее 1% расхождений, что характеризует не только уровень сохранности стока, но и качество приемки. В новой статье делимся опытом и разбираем, как логоператору и клиенту совместно ускорить и оптимизировать данную операцию.
2 обязательные компетенции владельца товара и логистического оператора
Приемка товаров — общее название процесса, состоящего из операций: выгрузка поставки из транспортного средства, распаковка и предсортировка, сортировка и проверка товара на брак, постановка на учет и размещение товарных единиц в зоне хранения.
Удачное завершение приемки возможно, если владелец груза и логистический оператор обмениваются данными: об артикулах, которые поступят на склад, о наличии штрихкодов, о том, в какой кратности распределены товары — чем детальнее первичная информация, тем эффективнее склад организовывает операцию, ведь на ее основе он планирует ресурсы и площади:
● Достаточно ли территории для выгрузки;
● Сколько людей привлечь к выполнению операций и как разделить задачи между ними;
● Какое оборудование использовать;
● В каких зонах будут хранится принятые товары;
● Какое количество мест понадобится для размещения и т. д.
Представим ситуацию: товары внепланово привезены на склад, а клиентом заранее не прогружен электронный документ на поставку. В то же время присутствие водителя на операции обязательно, что оговорено условиями Договора с владельцем груза. Сотрудникам складского комплекса нужно поштучно принять товары, проверить каждую единицу и акцептовать, что фактический состав поставки соответствует заявленному. Получается, что работники склада и водитель — заложники ситуации, ведь при таких вводных сроки выполнения операции могут превышать 1-2 дня. Без необходимого набора данных операции будут выполнены, но в более длительные сроки, что в первую очередь невыгодно продавцу.
Методы, инструменты и сроки приемки на 80% определяют исход последующей обработки товаров. Негативные последствия можно заранее нивелировать, если следовать определенным подходам.
Удачное завершение приемки возможно, если владелец груза и логистический оператор обмениваются данными: об артикулах, которые поступят на склад, о наличии штрихкодов, о том, в какой кратности распределены товары — чем детальнее первичная информация, тем эффективнее склад организовывает операцию, ведь на ее основе он планирует ресурсы и площади:
● Достаточно ли территории для выгрузки;
● Сколько людей привлечь к выполнению операций и как разделить задачи между ними;
● Какое оборудование использовать;
● В каких зонах будут хранится принятые товары;
● Какое количество мест понадобится для размещения и т. д.
Представим ситуацию: товары внепланово привезены на склад, а клиентом заранее не прогружен электронный документ на поставку. В то же время присутствие водителя на операции обязательно, что оговорено условиями Договора с владельцем груза. Сотрудникам складского комплекса нужно поштучно принять товары, проверить каждую единицу и акцептовать, что фактический состав поставки соответствует заявленному. Получается, что работники склада и водитель — заложники ситуации, ведь при таких вводных сроки выполнения операции могут превышать 1-2 дня. Без необходимого набора данных операции будут выполнены, но в более длительные сроки, что в первую очередь невыгодно продавцу.
Методы, инструменты и сроки приемки на 80% определяют исход последующей обработки товаров. Негативные последствия можно заранее нивелировать, если следовать определенным подходам.
Как складу организовать работу, чтобы оперативно принять товары
Первое, с чего начинается приемка — заблаговременный диалог заказчика и оператора о специфике проекта. Уточняются параметры:
● Категории товаров и их характеристики;
● Частота, регулярность и объем поставок;
● Размер стока на хранении;
● Вид транспортной упаковки (контейнеры, поддоны, паллеты и др.);
● Типы поставок — моно или микс;
● Каналы отгрузок.
Отдельно обсуждается потребность в дополнительных операциях, например, в печати и наклейке этикеток со штрихкодами, в упаковке товаров в наборы или в замене упаковочного материала.
На первом этапе также утверждается справочник артикулов — список обязательных данных, которые клиент направляет оператору: перечень артикулов, краткое описание товаров и состав наборов, штрихкод, весогабаритные характеристики, серийные номера, коды обязательной маркировки и т.д. Вместе со справочником складу передается инструкция, объясняющая, по каким характеристикам идентифицируется брак.
Второй шаг — это получить от клиента заявку на поставку не менее, чем за 24 часа до прибытия водителя на территорию логистического комплекса, в идеале — за 3-4 дня. Интеграция по API между WMS (Warehouse Management System — система управления складом) и системой заказчика минимизирует ошибки при передаче данных. В заявке прописываются планируемая дата поставки, отправитель, получатель, артикулы и количество SKU. Отдельно может квалифицироваться тип накладной, чтобы определить, к какой группе относится товар – это возврат из магазинов или со складов маркетплейсов или это продукция от внешних поставщиков.
Третий этап — планирование и подготовка к приходу поставки — на котором оператор определяет «состав звена» — фиксированную группу людей, занимающейся выгрузкой товаров. Например, «2+1», где два человека выгружают поставку, а один вывозит поддон. От проекта к проекту численность людей, их соотношение между задачами могут меняться. В этом вопросе важна категория товаров и архитектура процессов — что поступает на склад, в каком виде, объеме и количестве. Так, с выгрузкой поставки, состоящей из нескольких монокоробов, вполне справятся 1-2 сотрудника без привлечения спецтехники. Пренебрегать формированием «составом звена» не стоит, ведь при правильном подборе затраты на операцию снижаются.
Сохраняющийся в отрасли дефицит кадров усложняет найм и удержание квалифицированных специалистов. Приемка требует специализации, понимания технологии работы с категорией, подкатегориями и проектом. Например, сотрудник должен знать, что при приемке смартфона сверяется не только артикул, но и серийный номер, а в поставках товаров для дома на конкретном проекте содержится не менее 30% брака. Благодаря опыту у работника появляется насмотренность и повышается производительность.
Склад также управляет временем приемки товаров через подбор эффективных методов и инструментов. Однако решение, эффективное в одном проекте, может быть нерелевантным для другого — даже в одинаковых категориях. Иногда предложенный для проекта метод вне его контекста имеет, скорее, больше минусов, чем плюсов, но применительно к кейсу допустим. Например, метод приемки с сортировкой, в котором операции по размещению товара начинаются прежде, чем завершится полный цикл приемки и будет закрыт электронный документ. Данный подход необходимо применять взвешенно и предпочтительно для кросс-докинг формата, когда не требуется поштучная приемка, в том числе расчётным методом (путем подсчета коробов в слое и количества слоев в палете, в последующем умноженное на сумму коробов на палете на количество единиц товара в коробе). Логистические операторы могут идти на этот рискованный шаг, если складские площади в дефиците, а оборачиваемость грузов высокая.
Если на складе ведется поштучная приемка по грузоместам, то ускоряет процесс наличие на товарах специальных этикеток, в которые «встроен» конкретный набор информации. Приемщик сканирует этикетку, чтобы в WMS автоматически попадали данные о грузоместе — артикул, штрихкод, серийный номер, срок годности и т.д. В противном случае сотрудник вынужден вводить информацию вручную, что отнимает время и повышает вероятность ошибки.
Спецтехника также сокращает время выполнения операции в момент забора груза из транспортного средства или при перемещении товаров из зоны приемки в зону хранения. Применение техники может ограничиваться внешними, заранее непрогнозируемыми условиями, например, при попытке использовать клампы для выгрузки поставки. Если расстояние между грузом и кузовом транспортного средства окажется настолько минимальным, что кламп не будет соответствовать ему, значит, подход уже не сработает на проекте.
Еще один распространенный на складах 3PL-оператора кейс — поштучная приемка товаров из контейнера с несколькими артикулами. Первый и менее удобный метод выгрузки и приемки заключается в первоочередном вывозе всей продукции из контейнера с последующей сортировкой товаров. Второй и более логичный способ — размещать артикул на соответствующий ему палет в момент выгрузки, еще будучи в кузове транспорта.
Тем не менее не все инструменты одновременно ускоряют и повышают качество приемки. МОЛКОМ, возведя качество в приоритет, удалось разрешить кейс, произошедший летом 2024 года на одном из проектов. В тот момент продавец электроники начал массовые и непредвиденные поставки техники на склад. Товар из поставки к поставке был одинаковым, а объемы привозимой техники в 2 раза превышали запланированные. Вероятность ошибки оставалась крайне высокой. Для того, чтобы избежать смешения товаров из разных поставок между собой, склад маркировал палетоместо специальным ярлыком. Шаблон ярлыка унифицировали и, помимо номера поставки, разместили в нем дату прибытия и статус товара (с браком или без брака). Таким образом МОЛКОМ обозначал принадлежность продукции к конкретной поставке — вручную и на системном уровне — а также предотвратил проблемы с последующей обработкой и будущей инвентаризацией.
Следовательно, подход, задействованный в приемке товаров подбирается на основе анализа множества факторов, среди которых — тип приемки (по штукам, по палетам, по коробам) и поставки (микс или моно), вид транспортировочной упаковки (контейнер, палеты и др.) и транспортного средства, объем поставки и количество артикулов, наличие специальной этикетки, в которую «зашиты» данные, потребность во внутреннем пересчете товаров и пр.
В то же время логистический оператор и клиент должны взвешенно подойти к тому, что согласованный метод приемки может оказаться менее эффективным. Например, на старте проектов, когда невозможно учесть всех факторов. В таком случае склад должен гибко и адаптивно подходить к разрешению кейса — искать другие способы урегулирования и постоянно фиксировать промежуточные результаты после их внедрения. Рационально, если на этом пути представители логистического комплекса находятся в постоянном диалоге с клиентом, объясняют ситуацию и источники, показывают, как изменится результат при выполнении тех или иных действий.
Не менее значимы и условия на территории логистического комплекса для передвижения транспортных средств: ширина дорог, расстояние от КПП до склада выгрузки товара или наличие парковки, на которой водитель может припарковать автомобиль на время, пока он присутствует на приемке или дожидается оформления документов. В зимний период неочищенные от снега дороги также затрудняют движения транспорта, а значит, нерационально расходуют выделенное на операцию время.
В ряде проектов 3PL-операторов время выгрузки включает тайминг на подъезд автомобиля к складу, на путь водителя к диспетчеру и обратно и т. д. Внимательность и в хорошем смысле придирчивость к деталям здесь необходимы, поскольку сроки выгрузки и приемки товаров — это KPI для складского комплекса. Кстати, оператор только посодействует ускорению процесса, если сократит маршрут водителя, например, упростив процедуру оформления пропусков.
Организация специализированных зон хранения для бракованных и неопознанных товаров дополнительно воздействует на качество операции.
● Категории товаров и их характеристики;
● Частота, регулярность и объем поставок;
● Размер стока на хранении;
● Вид транспортной упаковки (контейнеры, поддоны, паллеты и др.);
● Типы поставок — моно или микс;
● Каналы отгрузок.
Отдельно обсуждается потребность в дополнительных операциях, например, в печати и наклейке этикеток со штрихкодами, в упаковке товаров в наборы или в замене упаковочного материала.
На первом этапе также утверждается справочник артикулов — список обязательных данных, которые клиент направляет оператору: перечень артикулов, краткое описание товаров и состав наборов, штрихкод, весогабаритные характеристики, серийные номера, коды обязательной маркировки и т.д. Вместе со справочником складу передается инструкция, объясняющая, по каким характеристикам идентифицируется брак.
Второй шаг — это получить от клиента заявку на поставку не менее, чем за 24 часа до прибытия водителя на территорию логистического комплекса, в идеале — за 3-4 дня. Интеграция по API между WMS (Warehouse Management System — система управления складом) и системой заказчика минимизирует ошибки при передаче данных. В заявке прописываются планируемая дата поставки, отправитель, получатель, артикулы и количество SKU. Отдельно может квалифицироваться тип накладной, чтобы определить, к какой группе относится товар – это возврат из магазинов или со складов маркетплейсов или это продукция от внешних поставщиков.
Третий этап — планирование и подготовка к приходу поставки — на котором оператор определяет «состав звена» — фиксированную группу людей, занимающейся выгрузкой товаров. Например, «2+1», где два человека выгружают поставку, а один вывозит поддон. От проекта к проекту численность людей, их соотношение между задачами могут меняться. В этом вопросе важна категория товаров и архитектура процессов — что поступает на склад, в каком виде, объеме и количестве. Так, с выгрузкой поставки, состоящей из нескольких монокоробов, вполне справятся 1-2 сотрудника без привлечения спецтехники. Пренебрегать формированием «составом звена» не стоит, ведь при правильном подборе затраты на операцию снижаются.
Сохраняющийся в отрасли дефицит кадров усложняет найм и удержание квалифицированных специалистов. Приемка требует специализации, понимания технологии работы с категорией, подкатегориями и проектом. Например, сотрудник должен знать, что при приемке смартфона сверяется не только артикул, но и серийный номер, а в поставках товаров для дома на конкретном проекте содержится не менее 30% брака. Благодаря опыту у работника появляется насмотренность и повышается производительность.
Склад также управляет временем приемки товаров через подбор эффективных методов и инструментов. Однако решение, эффективное в одном проекте, может быть нерелевантным для другого — даже в одинаковых категориях. Иногда предложенный для проекта метод вне его контекста имеет, скорее, больше минусов, чем плюсов, но применительно к кейсу допустим. Например, метод приемки с сортировкой, в котором операции по размещению товара начинаются прежде, чем завершится полный цикл приемки и будет закрыт электронный документ. Данный подход необходимо применять взвешенно и предпочтительно для кросс-докинг формата, когда не требуется поштучная приемка, в том числе расчётным методом (путем подсчета коробов в слое и количества слоев в палете, в последующем умноженное на сумму коробов на палете на количество единиц товара в коробе). Логистические операторы могут идти на этот рискованный шаг, если складские площади в дефиците, а оборачиваемость грузов высокая.
Если на складе ведется поштучная приемка по грузоместам, то ускоряет процесс наличие на товарах специальных этикеток, в которые «встроен» конкретный набор информации. Приемщик сканирует этикетку, чтобы в WMS автоматически попадали данные о грузоместе — артикул, штрихкод, серийный номер, срок годности и т.д. В противном случае сотрудник вынужден вводить информацию вручную, что отнимает время и повышает вероятность ошибки.
Спецтехника также сокращает время выполнения операции в момент забора груза из транспортного средства или при перемещении товаров из зоны приемки в зону хранения. Применение техники может ограничиваться внешними, заранее непрогнозируемыми условиями, например, при попытке использовать клампы для выгрузки поставки. Если расстояние между грузом и кузовом транспортного средства окажется настолько минимальным, что кламп не будет соответствовать ему, значит, подход уже не сработает на проекте.
Еще один распространенный на складах 3PL-оператора кейс — поштучная приемка товаров из контейнера с несколькими артикулами. Первый и менее удобный метод выгрузки и приемки заключается в первоочередном вывозе всей продукции из контейнера с последующей сортировкой товаров. Второй и более логичный способ — размещать артикул на соответствующий ему палет в момент выгрузки, еще будучи в кузове транспорта.
Тем не менее не все инструменты одновременно ускоряют и повышают качество приемки. МОЛКОМ, возведя качество в приоритет, удалось разрешить кейс, произошедший летом 2024 года на одном из проектов. В тот момент продавец электроники начал массовые и непредвиденные поставки техники на склад. Товар из поставки к поставке был одинаковым, а объемы привозимой техники в 2 раза превышали запланированные. Вероятность ошибки оставалась крайне высокой. Для того, чтобы избежать смешения товаров из разных поставок между собой, склад маркировал палетоместо специальным ярлыком. Шаблон ярлыка унифицировали и, помимо номера поставки, разместили в нем дату прибытия и статус товара (с браком или без брака). Таким образом МОЛКОМ обозначал принадлежность продукции к конкретной поставке — вручную и на системном уровне — а также предотвратил проблемы с последующей обработкой и будущей инвентаризацией.
Следовательно, подход, задействованный в приемке товаров подбирается на основе анализа множества факторов, среди которых — тип приемки (по штукам, по палетам, по коробам) и поставки (микс или моно), вид транспортировочной упаковки (контейнер, палеты и др.) и транспортного средства, объем поставки и количество артикулов, наличие специальной этикетки, в которую «зашиты» данные, потребность во внутреннем пересчете товаров и пр.
В то же время логистический оператор и клиент должны взвешенно подойти к тому, что согласованный метод приемки может оказаться менее эффективным. Например, на старте проектов, когда невозможно учесть всех факторов. В таком случае склад должен гибко и адаптивно подходить к разрешению кейса — искать другие способы урегулирования и постоянно фиксировать промежуточные результаты после их внедрения. Рационально, если на этом пути представители логистического комплекса находятся в постоянном диалоге с клиентом, объясняют ситуацию и источники, показывают, как изменится результат при выполнении тех или иных действий.
Не менее значимы и условия на территории логистического комплекса для передвижения транспортных средств: ширина дорог, расстояние от КПП до склада выгрузки товара или наличие парковки, на которой водитель может припарковать автомобиль на время, пока он присутствует на приемке или дожидается оформления документов. В зимний период неочищенные от снега дороги также затрудняют движения транспорта, а значит, нерационально расходуют выделенное на операцию время.
В ряде проектов 3PL-операторов время выгрузки включает тайминг на подъезд автомобиля к складу, на путь водителя к диспетчеру и обратно и т. д. Внимательность и в хорошем смысле придирчивость к деталям здесь необходимы, поскольку сроки выгрузки и приемки товаров — это KPI для складского комплекса. Кстати, оператор только посодействует ускорению процесса, если сократит маршрут водителя, например, упростив процедуру оформления пропусков.
Организация специализированных зон хранения для бракованных и неопознанных товаров дополнительно воздействует на качество операции.
Роль клиента в организации и реализации приемки товаров
Частично мы уже упомянули о задачах производителей и ритейлеров, которые сотрудничают с логистическими операторами и хотят, чтобы товары быстрее принимались и попадали в активный сток. Сервис-провайдер и клиент работают в синергии, поэтому пока склад готовит площадку и планирует ресурсы, продавец:
●Своевременно (минимум за 24 часа) направляет оператору заявку на поставку и электронные документы, по которым сверяется состав груза;
●Передает справочник с мастер-данными;
●Владеет информацией о том, в каком виде, объеме и транспорте поставка прибудет на склад оператора. О сомнениях относительно качества и количества определенных позиций продавец заранее предупреждает склад;
●Отправляет данные водителя и транспортного средства и сообщает дату и время прибытия машины на территорию комплекса;
●Если товар обязательно маркируется, тогда проверяет, что код маркировки выпущен;
●Содействует оператору при попытках оптимизировать процесс приемки товаров.
Определение зон ответственности и распределение задач между оператором и заказчиком услуг благотворно влияют на скорость и качество приемки товаров. Рациональное управление процессами по принципу партнерства способствует оптимизации операционных затрат логистического оператора и клиента, препятствуют простою транспорта и дополнительным расходам на оплату рабочего дня водителя, позволяет вовремя закрывать документы и выполнять планы продаж.